【就職活動】就活メールについて!意識すべきポイント6選!

就活情報

就職活動で企業等と連絡を取る際に使われるメール

「どんな風に文章を作れば良いのか?」

「どんなことに注意すれば良いのか?」

就職活動をはじめたばかりの方は不安点や疑問点が多いのでは無いでしょうか。

大丈夫です。

ポイントさえ覚えればすぐにメールを書けるようになります。

今回は就活メールを作成する際に
注意すべきポイントや
オススメするポイントを6つご紹介いたします。

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メール送信前のポイント

ポイント1.就活用のPCメールアドレスを作成しておく

就職活動中における企業からのメールは
今後の選考について重要な情報が記載されています。

他のメールに埋もれてしまって大事なメールが見つからず、
選考に進めなくなってしまってはもったいないです。

就活用PCメールアドレスを作ることで管理が楽になり、
企業からのメールを見落としてしまうリスクも軽減されます。

新しく就活用のPCメールアドレスを作る際には、
自身の私的な部分が見えにくいメールアドレスを作成するようにしましょう。

※大学のメールアドレスを持っている方はそちらでも構いません。

ポイント2.メール送信はPCで行う

企業からメールにて連絡が来た際、
スマートフォンでは無くPCから返信を行うことをオススメします。

企業がメールを見るのはPCの画面上であり、
返信も今後のメールでのやりとりもPC上で行います。

あなたが今後、企業で働く際にメールの送信を行う場合に
用いるのはPCである可能性が非常に高いため、
社会人として必要な基礎のスキルを証明することができます。

また、添付ファイルが送付された際にPCの方が確認しやすく、
あなたが入力しなければならない書類が添付されていた場合、
すぐに入力作業に移ることができるのでオススメです。

ポイント3.返信はできるだけ早めに

担当者は志望者の予定を考慮しながら選考を進めていきます。

早めに返信をすることではじめて、
選考をスムーズに進行することができるようになります。

遅くても翌日までには返信をするようにしましょう。

また、早急に返信することは返信忘れの防止にも繋がります。

「あとで返信しよ~」と思って2日以上経過してたともなれば、
確実に企業へ悪印象を与えます。
『早急に返信』を鉄則にしましょう。

メール作成のポイント

ポイント4.件名は使い分けよう

自分から企業宛にメールを送る場合

自分から企業の担当者に対してメールを送信する場合の件名は
『用件(+所属)+名前』がオススメです。

メールが送信された際、一番はじめに目に入るのが件名です。
あなたがどのような用件でメールを送ったのか一目でわかるようにしておきましょう。

例『1次面接日時のご確認 名前太郎』

企業からのメールに返信をする場合

届いたメールに返信する場合の件名は
変更しなくても大丈夫です。

返信をする際に件名の頭に『Re:』が入りますが、
削除する必要もはありません。

ポイント5.本文にはパターンがある

本文のパターンは

1.宛名

2.挨拶+自己紹介

3.用件

4.自分の情報・署名

で構成されています。

宛名

本文の冒頭には誰に対してメールを送ったのか明確にするため、
宛名を記載しましょう。

会社名、部署名を省略せず、すべて書くようにしましょう。
また、宛先の氏名等が不明の場合『採用ご担当者様』と記載しましょう。

例:
○○株式会社
○○部○○課 ○○○○様

挨拶+自己紹介

メールを送った相手に自分が誰なのかわかってもらうために、
自己紹介を挨拶に添えて簡潔に書きましょう。

例:
お世話になります
○○大学○○学部○○科 就職太郎と申します。

用件

用件は一番はじめに書くことに加え、
簡潔かつわかりやすくすることを心がけましょう。

回りくどい言い方にした場合、
本当に伝えたい内容が伝わらない可能性もあるので注意しましょう。

自分の情報・署名

メールの末尾には自分の情報を記載します。
自分の名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載してください。

本文と区別してもらう工夫をすればより見やすいメールになります。

ポイント6.本文は読みやすいように改行する

読み手にとってわかりやすい内容を相手に伝えるために、
本文を適宜改行しましょう。

1行におおよそ20~30文字が目安です。

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