コピー&貼り付けで終了!超時短!出席確認データの作り方! - パート 2

コピー&貼り付けで終了!超時短!出席確認データの作り方!

EXCEL

① 出欠判定を行う表の作成
② 集計データを貼り付ける欄の作成
③ 集計データに該当するデータがあるか確認する関数の入力
④ ③の結果によって出欠の判断を行う関数の入力
⑤ おまけ:2回以上出欠確認を行う場合

次は③です。どんどん進みましょう!

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集計データに該当するデータがあるか確認する関数の入力

【D3:データ入力範囲内に名前が入力されているか判断する】

D3  =IF(COUNTIF($J$3:$J$24,B3)>0,”〇”,”×”)

関数式の内容:もし範囲内に指定した名前が1回でも入力されていれば「○」を表示、そうでなければ「×」を表示する。

何らかの拍子で1回以上回答をしてしまう方もいらっしゃると思うので、
その方にも対応した関数式となっております。

Enterを押すと「×」が表示されました。
確かにデータ範囲内に「あるぱか1」の名前はありません。

D3セルをコピーして、表の一番下のセルまで貼り付けます。

回答の結果によって出欠の判断を行う関数の入力

【C3:回答の結果に応じて出欠の判断を行う】

C3  =IF(D3=”〇”,”出席”,”欠席”)

関数式の内容:もし指定したセルが「○」だった場合「出席」、そうでなければ「欠席」

『IF』を用いた非常にシンプルな関数式になります。

回答が「×」だったので「欠席」が表示されました。
下のセルにもコピーしていきましょう。

さて、これで完成でも良いのですが、どうにも見づらい…

「欠席」となっている方が一目でわかるように色をつけてみましょう。

A3セルを選択し、
「ホーム」タブから「条件付き書式設定」→「新しいルール」

ダイアログボックスが表示されるので
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、関数式を入力。
今回の場合は、出席判定のセルが「欠席」の場合なので

=$C3=”欠席”

$C$3にならないように注意してください。

次に、条件に合った場合の書式設定を選択します。
「書式」を選択すると、さらにダイアログボックスが表示されます。

「背景色」を好きな色に設定しましょう。
設定後は「OK」。

「出席判定」が「欠席」なので背景色が変わりました。
この条件付き書式設定を表全体にコピーしましょう。

条件付き書式設定のみをコピーする場合は、
書式設定をコピーしたいセルを選択して「コピー」
→ 貼り付けを行う範囲を選択
→ 「ホーム」タブの貼り付け▼

→ その他の貼り付けオプション
→ 書式設定(赤枠

これで、表全体に条件付き書式設定が反映されました。

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