コピー&貼り付けで終了!超時短!出席確認データの作り方!

EXCEL

新型コロナウイルスの影響で自宅内での作業が推奨されている現在、
会社や学校の出欠確認にも様々なアプリやソフトが用いられています。

そんな出欠確認や簡単なアンケートの際に多くの方が使っているのが、

Microsoft FormsGoogleフォーム

一問一答形式で操作が簡単ですし、
回答データをCSVファイルとして出力できるので集計も非常に楽です。

ですが、
FormsやGoogleフォームを用いて出欠確認をしたデータを
CSVファイルに書き出した際、

ぱかこ
ぱかこ

誰が出席していないか、一目でわからない…

くろぱか
くろぱか

一人一人確認するときに、
いちいち名前を探さないといけないから面倒…

といったことを考える方はいませんか?
(私がそうでした…)

確かにFormsやGoogleフォームは
単純にデータの集計をするだけなら非常に便利です。

ですが、どうせそこから手作業で出欠の判断をするのならば、
「ついでに一瞬で出欠判定の表を作成してくれる」
そんな機能があった方が便利ではないですか?

今回は、FormsやGoogleフォームで集計したデータをコピペでするだけで
出欠状況を確認することができるEXCELデータの作り方
をご紹介します。

できあがりはこんな感じです。

データへ貼り付けた内容によって、出欠の判定をしてくれる
非常にシンプルな作りとなっております。

作成の流れは、以下の通りです。

① 出欠判定を行う表の作成
② 集計データを貼り付ける欄の作成
③ 集計データに該当するデータがあるか確認する関数の入力
④ ③の結果によって出欠の判断を行う関数の入力
⑤ おまけ:2回以上出欠確認を行う場合

では、早速作成してみましょう。

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出欠判定を行う表の作成

最終的な出欠判定を行ったデータが表示される表を作っていきます。

今回は適当に4項目作成しました。

番号と名前には対象者の情報を、
回答はFormsやGoogleフォームに回答したかしていないか判断する情報を、
出欠判定は回答の結果に応じて出欠判定をしてくれる内容を表示するようにします。

必要に応じて、項目を増やしたり減らしたりしてくださいね。

表の枠を作成した後は、情報について入力していきます。

入力した情報に間違えがないよう注意してください。

集計データを貼り付ける欄の作成

出欠確認を行った際の結果を貼り付ける欄を作成します。

①で作成した表と同じシート内で、少し離れた場所に作成すると見栄えが良いです。

この欄には、出欠確認を行った際のデータのうち
①で入力した情報がある部分を貼り付けましょう。
例えば、
「確認のために回答させた名前を出欠確認のデータとして用いる場合」

データ入力欄には集計した「名前」の部分が貼り付けます。

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